Thanh lý tài sản công ty khi chuyển văn phòng: làm sao cho gọn?

Chuyển văn phòng là thời điểm dễ phát sinh tài sản dư

Khi chuyển sang mặt bằng mới, không phải tài sản nào cũng còn phù hợp. Bàn ghế cũ, tủ hồ sơ, vách ngăn, máy lạnh, thiết bị văn phòng hoặc vật tư tồn kho có thể không còn dùng được ở không gian mới. Nếu để sát ngày mới xử lý, doanh nghiệp dễ bị chậm bàn giao mặt bằng.

Phân loại thành ba nhóm

Nhóm mang đi gồm tài sản còn dùng tốt và phù hợp văn phòng mới. Nhóm thanh lý gồm tài sản còn giá trị nhưng không còn nhu cầu. Nhóm bỏ hoặc thu hồi gồm vật tư hư hỏng, phế liệu hoặc đồ không còn khả năng sử dụng.

Nên thanh lý trước ngày chuyển chính

Doanh nghiệp nên xử lý tài sản dư trước hoặc song song với lịch chuyển văn phòng. Điều này giúp không gian gọn hơn, đội chuyển đồ làm việc nhanh hơn và giảm rủi ro thất lạc.

Gửi thông tin gì để báo giá nhanh?

Ảnh tổng thể từng phòng, số lượng bàn ghế, tủ, thiết bị điện tử, máy lạnh và thời gian cần dọn là các thông tin quan trọng.

Liên kết với kế hoạch bàn giao mặt bằng

Nếu tòa nhà yêu cầu đăng ký thang hàng hoặc giờ vận chuyển, nên báo sớm cho đơn vị thu mua để chuẩn bị xe và nhân sự.

Checklist tài sản công ty thường cần thanh lý khi chuyển văn phòng

Các nhóm thường gặp gồm bàn làm việc, ghế xoay, ghế họp, bàn họp, tủ hồ sơ, vách ngăn, kệ sắt, quầy lễ tân, máy lạnh, máy in, máy photocopy, máy tính, màn hình, thiết bị mạng, UPS, tủ lạnh văn phòng và vật tư lưu kho. Nên chụp ảnh theo từng phòng để tránh nhầm lẫn giữa đồ mang đi và đồ cần thanh lý.

Mẹo gửi thông tin để được báo giá nhanh

Doanh nghiệp nên gửi ảnh từng phòng qua Zalo, kèm số lượng ước tính, địa chỉ tòa nhà, thời gian cần dọn và thông tin thang hàng. Nếu có đồ cần tháo dỡ như vách ngăn, máy lạnh hoặc kệ cố định, cần báo trước để chuẩn bị nhân sự phù hợp.

Để đơn vị thu mua báo giá nhanh và sát hơn, hãy chuẩn bị ảnh tổng quan, ảnh cận cảnh tài sản chính, số lượng ước tính, tình trạng sử dụng, địa chỉ, tầng/lối vận chuyển, thời hạn cần dọn xong và yêu cầu tháo dỡ nếu có. Với tài sản còn model hoặc thương hiệu rõ ràng như máy lạnh, thiết bị bếp, máy móc, tủ mát hoặc máy tính, nên chụp thêm tem thông số để tránh bị định giá thấp.

Tại TP.HCM, điều kiện vận chuyển ảnh hưởng nhiều đến tiến độ: hẻm nhỏ, giờ cấm tải, tòa nhà văn phòng, chung cư thương mại hoặc khu công nghiệp đều cần được báo trước. Khi chốt lịch, nên thống nhất rõ khung giờ xe vào được, nơi tập kết tài sản, người phụ trách nghiệm thu và yêu cầu dọn mặt bằng sau thu gom.